Tegengaan onredelijk lange betaaltermijnen

Om onredelijke lange betaaltermijnen tegen te gaan is het vanaf 1 juli 2017 niet meer mogelijk om een betaaltermijn langer dan 60 dagen af te spreken. Dit geldt voor grote ondernemingen die een overeenkomst sluiten met zzp’ers en/of het midden- en kleinbedrijf. Heeft u een overeenkomst met een groot bedrijf waarvan de betaaltermijn langer dan 60 dagen is? Deze wordt nietig verklaard en omgezet in een termijn van 30 dagen. Daarnaast is de afnemer wettelijk rente verschuldigd als de factuur na deze termijn van 30 dagen niet is voldaan. 

5 manieren om sneller betaald te krijgen

Nederlandse artiesten en muzikanten vechten tegen lange betaaltermijnen die afnemers hanteren. 30 dagen, 60 dagen, soms zelfs 120 dagen! De meeste artiesten kunnen niet zo lang op hun geld wachten. Hoe staat het ervoor bij u? Wilt u ook sneller betaald krijgen? Hier leest u wat u hier zelf aan kunt doen en hoe u daarbij geholpen kunt worden.

Ken uw debiteur

Goed contact met uw debiteur (betalende klant) kan al een groot verschil maken om sneller betaald te krijgen. Zorg dus dat u de klant kent. Door met hem in gesprek te gaan, maar ook door onderzoek te doen naar zijn betaalreputatie. Zo kunt u vooraf uw risico incalculeren en besluiten om met een klant in zee te gaan en/of speciale afspraken te maken onderling.

Een goed contact met uw debiteur kan ervoor zorgen dat uw factuur ‘bovenop de stapel’ komt te liggen of dat u op een andere manier voorrang krijgt in het standaard betaalproces. Zorg dat u relevant wordt voor uw afnemer. Vaak gaat het bij lange betalingstermijnen om grote bedrijven of instanties. Op voorhand lijkt er dan weinig mogelijk. Toch blijkt vaak via goede en directe communicatie dat er wel oplossingen te vinden zijn. Het beste is om vooraf al vast te leggen welke betalingstermijn voor beide partijen gangbaar is. Hoe kunt u goede afspraken maken en welke betalingstermijnen zijn wettelijk vastgelegd.

Zodra u ziet dat u zelf betalingsproblemen gaat krijgen, is het goed dit in ieder geval op tijd te melden bij uw debiteuren (van wie u afhankelijk bent). Laat weten wat uw situatie is en vraag of er een mogelijkheid is om sneller of zelfs vooraf betaald te krijgen. Stel u kwetsbaar op, ver voordat het te laat is. Uw afnemer zit ook niet te wachten op een faillissement van zijn leverancier.

Ken zijn betaalmoraal

Voordat u in zee gaat met een klant is het slim om de betaalmoraal van uw afnemer te kennen. Controleer of het bedrijf in het Handels­register van de Kamer van Koophandel (KvK) staat. Voor een klein bedrag kunt u via KvK online een kort verslag aanvragen met daarin gedeponeerde jaarcijfers en andere gegevens.

Als u wilt weten wat de gemiddelde betalingstermijn van het bedrijf is en wat het risico is op wanbetaling, dan kunt u terecht bij krediet­informatiebureaus zoals Graydon en Dunn & Bradstreet. Tegen een kleine prijs kunt u een financieel rapport downloaden, met daarin ook een rating van het bedrijf. Een rating is een cijfer of letter(reeks) die aangeeft in hoeverre een bedrijf kredietwaardig is. Aan de hand van het rapport en de rating kunt u incalculeren welk risico u loopt op wanbetaling of een lange betalingstermijn.

Ken uw rechten

Wist u dat de wettelijke betalingstermijn tussen bedrijven standaard 30 dagen en maximaal 60 dagen is? Ken uw rechten en plichten en zorg voor juridisch sterke overeenkomsten. 

Betalingsafspraken vastleggen

Als u in onderhandeling bent met een klant of een overeenkomst aangaat, beroep u dan op de wettelijk vastgelegde betalingstermijnen. Per 16 maart 2013 is er een wet van kracht waarin de volgende regels gelden:

• Als u contractueel niets regelt, moet binnen 30 dagen na de factuur­datum worden betaald.
• In een overeenkomst mag een langere betaaltermijn van maximaal 60 dagen worden afgesproken.
• Een betaaltermijn van langer dan 60 dagen is alleen toegestaan als aangetoond kan worden dat dit voor geen van beide partijen nadelig is.
• Ook betalingen tussen bedrijven en overheden moeten binnen 30 dagen na de factuurdatum worden voldaan. Afwijken van deze termijn is vrijwel niet mogelijk.
• Er is en er komt geen wettelijke minimumbetalingstermijn. U maakt hierover zelf afspraken met de tegenpartij. U kunt zelfs afspreken vooraf te betalen. Hierbij geldt dat de betalingstermijn niet ‘onrede­lijk’ mag zijn.

Als u afspraken op maat maakt met uw klant, leg dit dan vast in een officiële overeenkomst (contract), getekend door bevoegde personen van beide partijen. Als u een standaard termijn hanteert, neem dit dan op in uw algemene voorwaarden. Verwijs naar deze algemene voor­waarden in uw overeenkomst met de partij, dan is de afspraak inclusief betalingstermijn rechtsgeldig.

Maar wat als uw afnemer eigen algemene voorwaarden heeft met daarin een betalingstermijn? Dan geldt over het algemeen de richtlijn dat de partij die het aanbod doet, ook de algemene voorwaarden mag stellen. De ander mag uiteraard deze algemene voorwaarden afwijzen, maar dat betekent niet dat diens algemene voorwaarden automatisch van toepassing zijn. Partijen kunnen hierover natuurlijk onderhandelen en gezamenlijk een keuze of aparte afspraak maken en dit in een contract vastleggen. De benoemde afspraken in het contract gaan dan juridisch gezien boven de algemene voorwaarden van beide partijen.

Aanmanen en sommeren

Bij overschrijding van de wettelijke/afgesproken betalingstermijn mag u een standaardvergoeding voor incassokosten vragen. U hoeft hiervoor geen aanmaning te sturen. Heeft u niets afgesproken over de hoogte van de vergoeding? Dan is de vergoeding een percentage van de rekening. Het minimumbedrag van de vergoeding is 40 euro. Daarnaast mag je wettelijke rente in rekening brengen.

Voordat u een boete oplegt bent u vrij eerst een zakelijke herinnering te sturen, waarin u de eventuele boete aankondigt als er niet op tijd betaald wordt. Negeert de klant de herinnering, dan is het aan te raden om serieuze stappen te ondernemen in de vorm van een sommatie­brief, die u per gewone post en aangetekend moet versturen. Hiermee voorkomt u dat de klant kan ontkennen dat hij de aanmaning heeft ontvangen.

Naast aanmanen, sommeren en zakelijke herinneringen sturen, zijn er ook andere wettelijke manieren om sneller betaald te krijgen. Zoals:

Het eigendomsvoorbehoud: hierdoor bent u eigenaar van de geleverde diensten of goederen, totdat de klant betaalt.

Het recht van reclame: u kunt de geleverde goederen binnen zes weken na het verstrijken van de betalingstermijn terugvorderen als de debiteur niet betaalt.

Het opschortingsrecht: u hoeft zelf geen verplichtingen na te komen, totdat de tegenpartij betaalt, waarbij de opschorting wel redelijk moet zijn.

Betalingsregeling: u kunt een betalingsregeling treffen als een klant niet in staat is te betalen, waarbij u de afspraken op papier zet en de regeling ongeldig kan worden verklaard als de klant stopt met betalen. 

Btw terugvragen

Ziet het ernaar uit dat een klant niet meer gaat betalen, dan kunt u bij de belastingdienst een verzoek indienen voor teruggave van de btw die u door deze wanbetalers hebt moeten afdragen. Dit verzoek moet u in ieder geval direct na het vaststellen van de jaarrekening doen en met bewijsstukken van het uitblijven van betaling van de factuur.

Slimmer debiteurenbeheer

Later betaald krijgen, ligt niet altijd aan de klant. Heeft u uw facturen en uw debiteurenbeheer op orde? Kan het slimmer? Wat dacht u van digitaliseren en automatiseren? We geven u graag een paar tips.

Betere facturen

Een goede factuur is vaak het halve werk. Vijf tips om uw factuur te verbeteren:

1. Verstuur uw facturen digitaal (via e-mail). Uit onderzoek blijkt dat elektronische facturen gemiddeld 15 dagen sneller worden betaald dan papieren facturen. Vraag wel eerst aan uw klant of digitale ver­werking mogelijk is en wat het ideale bestandsformaat en het juiste e-mailadres is voor ontvangst.
2. Om er zeker van te zijn dat uw factuur betaald wordt, moet hij niet alleen voldoen aan formele vereisten. De uitstraling van de fac­tuur – professioneel en overzichtelijk – is mede bepalend voor de snelheid waarmee hij wordt betaald.
3. Het totaalbedrag moet in één oogopslag zichtbaar zijn. Een veel voorkomende fout is dat een bedrag zonder btw wordt overge­maakt. Het bijvoegen of aanhechten van een acceptgiro kan beta­ling van uw factuur versnellen.
4. Vermeld de exacte datum waarop het verschuldigde bedrag uiterlijk moet zijn overgemaakt. Zet op iedere offerte en factuur bijvoor­beeld: ‘betaling binnen 14 dagen’.
5. Lever een specificatie bij de factuur. Met name ICT-facturen bestaan vaak uit een artikelnummer en/of een vakterm. Een bijlage met heldere omschrijving voorkomt onnodige vertraging. Vermeld ook de kostenpost (code), als een afnemer dit hanteert. Bij declaraties van gedetacheerd personeel voorkomt een specificatie met naam gedetacheerde, datumaanduiding, aantal uren en omschrijving van de werkzaamheden onnodige vertraging van de betaling.

Digitaliseren

Goed debiteurenbeheer kost veel tijd en is erg foutgevoelig. Door uw debiteurenbeheer slimmer in te richten kan dit proces veel efficiënter, sneller en maar liefst 30 procent goedkoper.

Voor ondernemingen waar minder dan duizend facturen per jaar uit­gaan, is volledig automatiseren door middel van een duur software-pakket vaak niet rendabel, maar u kunt wel efficiënter werken door het factuurproces te digitaliseren en te agenderen. Door uw facturen digitaal te versturen vergroot u de kans om sneller betaald te krijgen.

U kunt bijvoorbeeld al meer structuur aanbrengen in uw debiteurenbeheer via een goed opgebouwde excel-sheet (met klanten en betaaltermijnen) of een agenda koppelen aan het factuurproces, waardoor u of degene die verantwoordelijk is voor het debiteurenbeheer, meldingen krijgt wanneer de volgende stap in het debiteurenproces genomen moet worden.

Automatiseren

Verstuurt u meer dan honderd facturen per maand? Dan kunt u aanzienlijk gaan besparen op kosten door automatische workflows in te richten. De factuur vliegt dan als het ware door uw bedrijf langs de verschillende afdelingen. Hij wordt (na goedkeuring) automatisch verstuurd naar de klant en op de juiste plaats opgeslagen. U kunt in het systeem altijd de actuele status van de factuur inzien en welke stappen er al automatisch zijn ondernomen. Denk aan automatische verzending van een zakelijke herinnering, een sommatiebrief, etc. Als uw soft­ware-oplossing ook een koppeling heeft met uw boekhoudprogramma en/of uw bankrekening, hoeft u nooit meer betalingen in de gaten te houden. Op die manier heeft u een stuk minder zorgen. Hoe groter uw onderneming en het aantal vestigingen, hoe meer facturen u verstuurt en hoe complexer het factureringsproces wordt. Er zijn flexibele op­lossingen voor het basisproces van factuurverzending en uitgebreidere pakketten die de workflow vergaand ondersteunen.

U kunt zelfs het hele inkoop- en verkoopproces digitaliseren: vanaf het moment dat een bestelling wordt gedaan/afgeleverd, tot het doen/ont­vangen van de betaling. Kijk dus naar een oplossing die bij u past. Op die manier kunt u het proces van debiteurenbeheer flink verbeteren en wordt de kans ook groter dat u uw facturen op tijd betaald krijgt.

Uitbesteden debiteurenbeheer

Debiteurenbeheer kost een organisatie veel tijd en geld. Zeker als klanten niet of te laat betalen. Wellicht is het voor uw bedrijf ook slim om dit uit te besteden, waardoor u verzekerd bent van specialisme en (een grotere kans op) betaling van uw facturen.

Debiteurenbeheer uit handen geven wordt vaak als laatste redmiddel gezien, omdat gevreesd wordt voor klantverlies. Toch is het tijdig inschakelen van een gespecialiseerd bureau vaak een prima aanpak om wanbetalers aan te pakken. Daarbij kunt u denken aan een incassobureau of een factormaatschappij, maar afhankelijk van de hoogte van het bedrag kan ook een gerechtsdeurwaarder of een advocatenkantoor een optie zijn. 

Incassobureaus

Het laten incasseren van een vordering hoeft niet te betekenen dat de relatie met uw klant verbroken wordt. Het overgrote deel van de klantrelaties blijft intact. Ga wel bij verschillende bureaus te rade over hun werkwijze voordat u een bureau kiest. Is het bureau aangesloten bij een vereniging die kwaliteit biedt, zoals de Nederlandse Vereniging van Incasso-ondernemingen (NVIO) of de Nederlandse Koninklijke Beroepsorganisatie van Gerechtsdeurwaarders (KBvG)? Kies in ieder geval een bureau dat klantbehoud als inzet heeft. Vaak bieden incassobureaus een ‘laatste sommatie’-service, waarbij de klant op het briefpapier van het bureau een laatste kans krijgt om de vordering te betalen zonder dat extra kosten in rekening worden gebracht. Vraag welke kosten het bureau aan incassokosten in rekening brengt aan uw klant. Te hoge kosten in verhouding tot de vordering kunnen de klantrelatie verstoren. Informeer ook naar het slagingspercentage van de vorderingen. Anders dan advocaten mogen incassobureaus opereren op ‘no cure, no pay’-basis. Dit houdt in dat het bureau alleen een klein bedrag aan dossierkosten in rekening brengt wanneer de vordering mislukt. Bij bijna alle incassobureaus betaalt u geen provisie als uw debiteur blijvend in gebreke blijft. Toch is het mogelijk dat u geld kwijt bent, zonder dat de incassoprocedure succes heeft. Dit is het geval als er speciale kosten zijn gemaakt, zoals ingeschakelde derden (deurwaarder, handelsinformatiebureau) en niet verhaalde proces- en executiekosten. Dit overkomt u bijvoorbeeld als de debiteur failliet gaat nadat u de betaling via de rechter heeft proberen af te dwingen.

De wet staat u als ondernemer ook toe om zélf een incassotraject te starten, zonder tussenkomst van een incassobureau. Het voordeel hierbij is dat u zelf invloed hebt op de klantrelatie, inzicht hebt in het dossier en zelf de incasso-opbrengsten mag houden.

Factormaatschappijen

U kunt er ook voor kiezen om uw debiteurenbeheer uit handen te geven aan een factormaatschappij. Een factormaatschappij zorgt voor voorfinanciering en vervolgens ook voor inning van de factuur. Een factormaatschappij kan de gehele zorg voor de administratie van debiteuren overnemen, zo nodig inclusief het uitvoeren van aanmanings-en incassoprocedures. Factoring kunt u inschakelen voor uw binnen­landse klanten en ook voor debiteuren over de grens. Het scheelt veel werk, administratieve rompslomp en kantoorkosten. Daarnaast bent u verzekerd van uw geld. In het volgende hoofdstuk leest u meer over factoring.

Financier uw facturen

Een duidelijke manier om sneller betaald te krijgen is voor-financiering of verkoop van uw facturen, ook wel factoring genoemd. Hoe werkt het?

1. Traditionele factoring
Bij traditionele factoring krijgt u een krediet op basis van een percentage van uw totale uitstaande debiteurenportefeuille (aantal klanten + omvang facturen). De meeste traditionele factormaatschappijen vragen als tegenprestatie een vast bedrag per jaar of een klein percentage van uw omzet (tussen de 0,1 en 1 procent). De grote aanbieders van deze vorm van factoring zijn voornamelijk banken of dochterondernemingen van banken en moeten daardoor voldoen aan veel regels. Hierdoor moet u als afnemer voldoen aan veel aanvullende financiële eisen om de financier zekerheid te bieden. Lang niet alle aanbieders nemen ook uw debiteurenbeheer over en er is geen automatische afdekking van het kredietrisico. Traditionele factoring is met name geschikt voor grotere bedrijven.

2. American factoring
Bij American factoring krijgt u geen vast krediet, maar kunt u losse facturen indienen. Binnen 48 uur wordt het volledige ingediende factuurbedrag uitbetaald, minus de afgesproken kosten voor factoring. De factormaatschappij vraagt meestal tussen de 3 en 6 procent van het factuurbedrag en neemt in ruil daarvoor de invorderingsprocedure en bijbehorend risico op zich. Deze manier van factoring is vaker geschikt voor het mkb. Ook steeds meer zzp’ers maken gebruik van American factoring en brengen hun volledige debiteurenbeheer onder bij een dergelijke factormaatschappij. De aanbieders van American factoring zijn in Nederland niet aan de bank gelieerd. Omdat er bij deze wijze van factoring geen banklicentie nodig is, hebben de aanbieders een grote mate van vrijheid in hun handelen. Het brengt iets meer risico met zich mee, maar deze factormaatschappijen kunnen wel vaker maatwerk bieden en tot financieren overgaan, waar een normale bank dat niet kan.

Bij factormaatschappijen nieuwe stijl (American factoring) bent u nooit verplicht facturen in te dienen, maar heeft u zelf de mogelijkheid per factuur te bepalen of u deze uit handen geeft of niet. U kunt bijvoorbeeld alleen debiteuren overdragen waarvan u weet dat ze een lange betalingstermijn hanteren. Volgens deze nieuwe manier van factoring zit u niet vast aan langlopende verplichtingen en houdt u de zaken volledig in eigen hand.

Een American factormaatschappij zal per debiteur vaststellen of deze kredietwaardig genoeg is om de facturen over te nemen en welk rentepercentage er wordt berekend. Factoring is niet geschikt voor alle bedrijven. U moet wel aan bepaalde voorwaarden voldoen. Dit verschilt per factormaatschappij.
Sommige factormaatschappijen vragen bijvoorbeeld wanneer u factureert. Als u achteraf, na levering van goederen of diensten factureert of op uurbasis, dan is factoring bijna altijd mogelijk. Als u werkt met deel- of termijnfacturen is dat doorgaans niet ‘factorabel’. Ook vooraf factureren is niet geschikt voor factoring. Traditionele factormaatschappijen werken ook met minimale omzetvereisten of concentratiegraden (minimaal x aantal facturen per maand). In de meeste gevallen kunt u factoring alleen gebruiken bij facturen naar zakelijke klanten (B2B), maar in sommige gevallen is de uitbesteding van facturen naar consumenten (B2C) ook mogelijk.

(Bron: De Zaak)