10 Tips voor je BTW-aangifte

Als ondernemer hebben we er allemaal mee te maken, de BTW-aangifte. Op zich is het allemaal niet heel erg spannend, maar toch 10 tips over de aangifte omzetbelasting. Wie weet zitten er een paar nuttige tips voor je tussen…..

1. Voorkom een boete

Ik kan het niet vaak genoeg zeggen. Voorkom dat je een boete ontvangt voor het indienen (of eigenlijk niet indienen) van je BTW-aangifte. De boetes liegen er niet om en dat is uiteraard zonde van je welverdiende centen. Ben je te laat met je aangifte omzetbelasting, dan kun je een boete van € 65,- ontvangen voor ‘aangifteverzuim’. Daarnaast (of aanvullend) kun je ook een boete ontvangen voor het niet of te laten betalen van de af te dragen omzetbelasting. In dat geval wordt er gesproken over ‘betaalverzuim’. De boete hiervan bedraagt 3% van de af te dragen BTW met een minimum van € 50,- en een maximum van wel € 5.278,-.

2. Gebruik de BTW-Alert ap

In het verlengde van het voorkomen van een boete, is het zaak om te zorgen dat je tijdig een herinnering ontvangt voor het indienen van je BTW-aangifte. De Belastingdienst helpt je daarbij graag een handje. Voorheen konden startende ondernemers nog gebruikmaken van de SMS-alert, maar deze is vervangen door de BTW-Alert app en bovendien te gebruiken door alle ondernemers. Het is een simpele, maar effectieve app die je op verschillende manieren aan je BTW-aangifte kan helpen herinneren. Deze is gratis te downloaden, dus maak er gebruik van!

3. Verstuur je BTW-aangifte ruim op tijd

Al word je nog zo vaak aan je BTW-aangifte herinnerd, veel ondernemers blijven wachten tot het laatste moment voordat ze hun aangifte ook daadwerkelijk indienen. Wanneer jij je administratie up-to-date houdt, is dat uitstellen eigenlijk helemaal niet nodig. Bovendien zijn er goede andere redenen om je aangifte ruim op tijd de deur uit te doen. Het ruim op tijd inleveren zorgt voor minder stress en komt dus je gemoedstoestand ten goede. Je zal de stress vast weleens ervaren hebben toen je de BTW-aangifte tot het laatste moment had uitgesteld. Hoe zat het ook alweer en waar is die ene factuur gebleven? Bovendien is het al vaker voorgevallen dat er technische problemen waren met de website van de Belastingdienst. Door overbelasting van de server is de site soms onbereikbaar en dat is natuurlijk erg vervelend als je op het laatste moment je BTW-aangifte wilt indienen. Zo’n moment heeft een behoorlijke stressfactor. Verwacht je geld terug van de Belastingdienst? Dan heb je helemaal een goede reden om op tijd te zijn. Tijdig geld ontvangen is immers goed voor de liquiditeit van jouw bedrijf.

4. Verstuur geen facturen aan het eind van een kwartaal

Het is misschien niet iets waar je meteen bij stilstaat, maar het is zeker een slimme tip om rekening mee te houden. Zorg dat je jouw facturen ruim voor het eind van een belastingkwartaal verstuurt en niet aan het eind of stel het factureren iets langer uit tot het begin van een nieuw kwartaal. Zo voorkom je dat je geld moet afdragen van BTW dat je nog niet eens hebt ontvangen. Geld moeten voorschieten is natuurlijk niet goed voor de liquiditeit. Je wilt met je bedrijf geen risico’s nemen die kunnen leiden tot een faillissement.

5. Maak gebruik van de kleine-ondernemersregeling

Ben je bijvoorbeeld net begonnen als ondernemer en hoef jij over heel het jaar maar minder dan € 1.883,- aan BTW af te dragen? Dan kom jij misschien wel in aanmerking voor de kleine-ondernemersregeling. Een deel of heel de af te dragen omzetbelasting hoef je dan niet te betalen aan de Belastingdienst, maar mag je in je bedrijf investeren. Het is bedoeld als een steun in de rug voor startende ondernemers en wordt verrekend op de laatste BTW-aangifte van het jaar.

6. Bewaar alle benzine- en onderhoudsbonnen van je auto

Heb je een privé-auto, maar rijd je hier af en toe ook voor zakelijke doeleinden mee? Houd dan een km-registratie bij en bewaar alle benzine- en onderhoudsbonnen. De BTW van het zakelijk gebruik is dan naar rato aftrekbaar. Rijd je 10.000 km per jaar, waarvan 1.000 km zakelijk, dan kan je 10% van de totale betaalde BTW over deze bonnen terugvorderen. Dit doe je uiteraard op de laatste BTW-aangifte van het jaar, omdat je dan pas weet hoeveel zakelijke en privé-kilometers je dat jaar in totaal hebt gereden.

7. Vergeet je aanloopkosten niet

Voordat je jouw bedrijf inschrijft bij de KvK, heb je waarschijnlijk al wat kosten moeten maken. Denk bijvoorbeeld maar aan het laten uitvoeren van een marktonderzoek of het doen van een studie. Als jij kan aantonen dat dit zakelijke kosten zijn die tijdens de aanloopfase van je bedrijf zijn gemaakt, dan kan je deze aanloopkosten in mindering brengen op je winst en de BTW hiervan terugvorderen via je BTW-aangifte.

8. BTW van lunches en diners zijn niet aftrekbaar

Een fout die veel ondernemers maken, is dat zij de BTW van lunches, drankjes bij een benzinepomp en andere maaltijden in hun BTW-aangifte meenemen. Alhoewel de gemaakte kosten wel aftrekbaar zijn, is dat met de omzetbelasting absoluut niet het geval.

9. Oninbare facturen niet verrekenen op je BTW-aangifte

Het is erg vervelend als het gebeurt, maar soms krijg je te maken met oninbare facturen. Dit zijn facturen waarvan zeker is dat deze niet meer of maar gedeeltelijk worden betaald. Omdat je hier eerder wel belasting voor hebt afgedragen, is het uiteraard je recht om dit weer terug te vorderen van de Belastingdienst. Je hebt immers nooit de af te dragen BTW ontvangen. De correctie hiervan mag echter niet via de BTW-aangifte verrekend worden. Het terugvragen van de BTW moet schriftelijk bij jouw eigen belastingkantoor worden ingediend.

10. Reken buitenlandse valuta correct om naar de Euro

Doe je zaken met landen buiten de Eurozone? Dan heb je bij facturen te maken met buitenlandse valuta. Voor de BTW-aangifte (en de overige belastingaangiftes) dien je de bedragen hiervan om te rekenen naar de Euro. Let erop dat je hiervoor de verkoopkoers gebruikt van de dag van de factuurdatum.

Door Remco Frühauf
CEO bij Informer Software BV